O controle de processos é um exemplo disso porque muitos advogados ainda atualizam manualmente planilhas do Excel e do Google Drive com prazos e andamentos. Mas será que essa é a melhor solução para quem pretende expandir um negócio?
Essa pergunta existe porque as planilhas podem até funcionar por um tempo, mas conforme o número de clientes cresce, essa modalidade de trabalho se torna insustentável. Você perde muito tempo e a qualidade no atendimento que oferece aos clientes começa a cair. E ninguém quer crescer apenas por crescer, certo? A expansão do seu escritório precisa estar aliada a um aumento de produtividade!
Por causa disso, elencamos alguns sintomas que indicam que chegou a hora de procurar formas mais práticas de controlar seus casos e processos. Dá uma olhada em alguns dos perigos de continuar fazendo o controle manual de processos:
Índice
4 motivos para repensar a forma que você faz seu controle de processos
1 – Você não consegue centralizar informações
Com uma planilha, você concentra apenas algumas informações sobre o caso ou processo: provavelmente apenas o nome das partes, prazos e um pequeno histórico. Por mais completa que ela seja, é impossível manter todas as informações necessárias para o controle de processos em um só lugar.
Documentos, informações de contato do cliente e anotações ficam espalhadas em diferentes pastas, arquivos físicos e agendas. Isso dificulta o trabalho do advogado, mas especialmente dos outros colaboradores do escritório. Fica muito mais complicado ensinar novos funcionários que entram com a expansão do escritório, por exemplo.
Além disso, com as planilhas é mais complicado rastrear processos, emitir relatórios e relacioná-los ao seu controle financeiro. Nesse texto nós explicamos como a tecnologia pode ser uma aliada para automatizar a sua advocacia. Afinal, de pouco adianta digitalizar seus processos se você apenas transfere a burocracia do papel para o computador.
2 – O papel toma conta do seu escritório
Muita gente ainda prefere fazer anotações no papel. Até aí, tudo bem. O problema é quando elas são a única forma de registro que você mantém, seja de prazos (na agenda) ou dos documentos. Os perigos de fazer isso são muitos. Você pode acabar perdendo, esquecendo ou tendo algum outro imprevisto – basta uma xícara de café em cima de um documento importante e, pronto, você atrasa todo o seu trabalho. Além disso, ter muitos registros em papel denota pouco profissionalismo e pode passar uma imagem para os seus clientes de que você é desorganizado.
Neste texto nós falamos um pouco mais sobre a importância de manter um espaço organizado e de que formas você pode reduzir o uso de papel.
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3 – Seu escritório corre o risco de perder informações importantes
Hoje em dia, nós ficamos mal acostumados com ferramentas como o Google Drive e esquecemos que no meio digital também é possível perder informações. Seja por algum problema com o seu computador ou porque alguém deletou um arquivo sem querer.
No nosso Guia de Atendimento ao Cliente, a advogada Mariana Gonçalves explicou que uma linha apagada sem querer pode ser um verdadeiro desastre para o escritório. Muitas vezes você só vai se dar conta que isso aconteceu tempos depois, quando o cliente entrar em contato ou algum prazo importante chegar. Nesse momento, pode ser tarde demais para recuperar a informação.
Numa situação extrema, perder uma informação pode resultar até em perda de prazos processuais (e, consequentemente, de alguns clientes)!
4 – Não existe um histórico de processos
Poucos advogados conseguem manter um histórico dos processos e dos clientes usando planilhas, mas o acesso a esse tipo de informação é fundamental. Para os processos ainda em andamento, um registro detalhado (e integrado com os outros dados do cliente) facilita na redação de peças e no preparo para audiências.
Além disso, é muito difícil guardar detalhes sobre todos os clientes na memória. Mas pequenas informações podem fazer toda a diferença no atendimento. Também no nosso Guia de Atendimento ao Cliente, os irmãos Thiago e Eduardo Possiede contaram que registram até preferências dos clientes, como time de futebol ou outros hobbies. Assim, constroem uma relação mais próxima e amigável com todos que visitam o escritório.
Conclusão
Para a maioria dos escritórios, crescer significa aumentar o número de clientes. Diante disso vem a preocupação: como manter a qualidade do serviço com tantas demandas? O primeiro passo é otimizar o controle de processos. Afinal, chega uma hora que a planilha do Excel se torna trabalhosa e pouco eficiente!
Fonte: Aurum
