Agendamento de consulta – Saiba como não perder o controle da sua demanda!

Como costumamos estruturar o roteiro de nosso agendamento de consulta? Poisé, aqui neste artigo nós lhe daremos essa luz, confira com a gente!

O agendamento de consulta no consultório ou clínica odontológica deve ser feito de forma a permitir o atendimento de todos os clientes nos horários determinados, utilizando recursos oferecidos pela tecnologia.
Uma das maiores reclamações por parte de clientes é com a falta de respeito a horários, marcando uma determinada hora e fazendo com que o cliente fique esperando o momento de ser atendido.
Ao mesmo tempo, o profissional de saúde deve prestar atenção em outras questões importantes:

• Treinamento de atendentes

O consultório ou clínica só poderá se tornar uma referência se oferecer o melhor atendimento aos seus clientes. Portanto, as atendentes, que são as principais responsáveis pelo primeiro contato com um cliente, devem ser treinadas para que não ocorra qualquer erro, seja no agendamento de consulta, seja nas informações para o sistema utilizado na clínica.

• Escolha do sistema de agendamento

Mesmo em uma clínica de menor porte, a utilização de um sistema informatizado é de extrema importância, possibilitando armazenar todos os dados do paciente, seu histórico médico e, ao mesmo tempo, fazendo a integração com a administração financeira.
A utilização de um sistema informatizado irá permitir maior agilidade no controle, administração e gestão da clínica e gerenciamento de todas as atividades do estabelecimento, criando maior interação entre os profissionais de saúde e outros colaboradores.

• Tempo de duração de consultas

Para que o agendamento de consulta seja feito de forma eficiente é preciso estabelecer um tempo médio para cada paciente. Dessa forma, as atendentes terão uma agenda com horários disponíveis para fazer a marcação de novos clientes, além de poder cancelar ou remarcar qualquer uma delas sem cometer erros.
Não se pode esquecer, também, de possibilitar o encaixe de clientes que precisam de atendimento urgente, sem prejudicar as consultas já marcadas, procurando atender cada paciente com um tempo mínimo de atraso, já que essa é uma das maiores reclamações em qualquer clínica ou consultório.
De uma forma geral, a duração de uma consulta varia entre 15 a 45 minutos, havendo poucas exceções. A clínica pode, por exemplo, adotar a média aplicada em outros estabelecimentos, considerando uma média de 30 minutos e deixando um intervalo de 15 minutos entre elas, deixando esse tempo para atender emergências e imprevistos.

• Confirmação das consultas

O trabalho das atendentes não é apenas voltado para o agendamento de consulta e o encaminhamento dos pacientes ao consultório. Além disso, elas também devem administrar a rotina do dia a dia, mantendo contato com todos os clientes agendados para confirmação da consulta marcada, uma vez que muitos clientes podem esquecer ou ter outros compromissos que o impedem de comparecer ao consultório.
Hoje é possível utilizar inúmeros recursos para entrar em contato com os clientes e confirmar o agendamento de consulta, como através de e-mail, de aplicativos de mensagens instantâneas (SMS ou WhatsApp), ou mesmo por telefone.
A confirmação com o cliente permite que a clínica tenha maior eficiência no atendimento, ao mesmo tempo em que pode acionar outros pacientes que não tiveram condições de serem atendidos. Dessa forma, os profissionais terão maior credibilidade, mostrando sua preocupação com a saúde dos que o procuram.

• Manutenção da agenda com as atendentes

Ao mesmo tempo, os profissionais responsáveis pelo atendimento na clínica devem manter as atendentes alinhadas com seus compromissos, sabendo com antecedência os dias e horários em que eles não poderão atender, tanto por compromissos externos quanto por motivos particulares.
Havendo qualquer contratempo, as atendentes poderão entrar em contato com os clientes já marcados e comunicar um novo agendamento de consulta, mantendo a imagem da clínica ou consultório e possibilitando que todos estejam satisfeitos com os serviços oferecidos.
Nós da Capital somos uma empresa responsável por contabilidade para clínicas, entre em contato com a gente, venha tomar um cafézinho.
Siga-nos no Facebook: @capitalcontabilidadedf
Muito sucesso e até breve!